Cuando una empresa necesita de la movilidad de uno o varios de sus trabajadores para desempeñar funciones relacionadas con su actividad laboral más allá del entorno habitual, necesitaremos establecer un plan de movilidad adecuado que incluya los gastos de viaje.

¿Qué entendemos por gastos de viaje?

Todo coste en el que deba incurrir el trabajador vinculado directa o indirectamente a sus funciones laborales será susceptible de ser asumido por la empresa. Para poder justificar estos gastos de viaje, el trabajador debe recopilar todos los tiques que formen parte de los que en su momento se han incluido como imputables en el plan de movilidad.

¿Quién diseña el plan de movilidad?

Para su realización, deberían estar involucradas tres partes:

  • Por un lado el trabajador o un representante de los trabajadores que van a tener que viajar a otra ciudad o país para desempeñar su trabajo y que, por lo tanto, serán quienes generen estos nuevos gastos.

  • Por otra parte, debería integrarse en la negociación al supervisor que revisará las notas de gastos (ya sean tiques o facturas) para organizar la periodicidad y forma de presentar esta información por parte del trabajador.

  • Y finalmente, la persona encargada de realizar el reembolso al trabajador que habitualmente forma parte del departamento de recursos humanos o de contabilidad.

¿Debe la empresa anticipar los gastos de viaje al trabajador?

Las posibilidades de pago se diferencian básicamente por el agente que anticipa el gasto, pudiendo ser éste el trabajador o bien la propia empresa.

Retomando el hilo del plan de movilidad, en este segundo apartado se debería incluir la forma de pago para el trabajador de los gastos incurridos durante su actividad laboral. La metodología más habitual entre las empresas es la de un sistema mixto de anticipos. En el plan, deberemos incluir cuáles son los gastos que anticipará la empresa (por ejemplo los fijos de desplazamiento, hotel y una media por dietas diarias) y cuáles correrán inicialmente a cargo del trabajador para su posterior reembolso en la nómina (por ejemplo los gastos imprevistos por días extra).

Para empresas con pocos trabajadores en régimen de movilidad por motivos laborales se suele orientar más esta práctica hacia el pago anticipado por parte de la empresa, o bien realizando los pagos con una tarjetas de empresa.

Por el contrario, si es logísticamente complicado seguir esta estructura por el elevado número de empleados que viajan a cargo de la empresa, se acostumbra a reembolsar en nómina a los trabajadores una vez están de regreso o, si su periodo de estancia es elevado, con la periodicidad pactada previamente.

¿Qué forma parte de la actividad laboral?

Esta es la clave de todo plan de movilidad, establecer una estructura que defina qué será imputable a la actividad laboral y qué no lo será. De este modo, el trabajador deberá tener presente cuáles de sus tiques de viaje serán retornables o deducibles y cuáles deberá pagar por cuenta propia.

Nuevamente, de la negociación entre las tres partes que definan el plan de movilidad saldrá el desglose de todos los gastos más habituales y su monetización diaria aproximada para todo el periodo en que el trabajador esté de viaje de empresa.